Erfolgreiches Drittmittelmanagement: 9 Maßnahmen zur Qualitätssicherung

Erfolgreiches Drittmittelmanagement: 9 Maßnahmen zur Qualitätssicherung

Ich habe in der Vergangenheit die Erfahrung gemacht, dass die Abwicklung von Förder- und Drittmittelprozessen sehr viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Dies liegt u.a. an der Beteiligung verschiedenster Schnittstellen aus unterschiedlichen Abteilungen, ggf. auch aus externer Einrichtungen. Eine gute Vorbereitung der Prozesse und deren administrativen Voraussetzungen ist daher essentiell, um ein effizientes und effektives sowie revisionssicheres Dritt- und Fördermittelmanagement zu etablieren. 

Die folgende Checkliste hilft Ihnen bei dem Aufbau eines Qualitätsmanagements für Ihre Drittmittel.

 

  1.    Gemeinsames Ziel, gemeinsamer Weg

 

Zunächst sollten Sie sich die grundlegende Frage stellen, wo in Ihrer Organisation Verbesserungspotentiale vorliegen bzw. wo Verbesserungen dringend notwendig sind. Hier müssen (neue) Lösungsansätze definiert und Prozesse anhand des Projektlebenszyklus erstellt werden.

 

Zu beachten ist das bereits angeführte  Problem der Beteiligung verschiedenster Schnittstellen, die unübersichtliche und unstrukturierte Prozesse verursachen können. Kommunikation ist hier das entscheidende Stichwort. Eine Einrichtung hat ein übergeordnetes, gemeinsames Ziel. Daher sollte die Zusammenstellung von Teams aus unterschiedlichen Abteilungen unbedingt in Betracht gezogen werden. Damit kann durch heterogenes Wissen, welches man teilt und zur Weiterentwicklung verwendet,  ein optimiertes Förder- und Drittmittelmanagement gestaltet werden. Unterschiedliche Abteilungen verfügen über unterschiedliches Wissen, das gemeinsam einen erheblichen Mehrwert für die gesamte Einrichtung und deren Förder- und Drittmittelprozesse bilden kann – vom Antrag, über das Monitoring bis hin zum Controlling. Förder- und Drittmittelmanagement lebt vom Spannungsfeld zwischen Wissenschaft und Administration – dies sollte zu jeder Zeit Beachtung finden. 

 

  1.   Zentralisierung und Vereinheitlichung von Teilprozessen

 

„Wissen, wo Wissen ist“ – in einer Einrichtung steckt Wissen, es muss nur untereinander geteilt und bereitgestellt werden. Einen möglichen Lösungsansatz bietet ein digitaler Leitfaden für das Drittmittelmanagement. Dieser kann beispielsweise als eine digitale, zentrale Anlaufstelle für Fragen konstruiert werden. Insbesondere Standard- bzw. regelmäßig auftretende Fragen (z.B. was sind transferierbare Drittmittel“) können so ohne großen Aufwand und Zeitinvestition gelöst werden. Erfahrungsgemäß hat sich dieses Verfahren vor allem im Bereich der Einarbeitung von neuen Mitarbeiter/innen in der Praxis bewährt. 

Ebenso können hier zentrale, einheitliche Vorgaben gebildet und für jeden ersichtlich kommuniziert werden. So entsteht automatisch eine zentrale Anlaufstelle für Antragsberatung und Hilfestellungen, die für einen wichtigen Informationsaustausch sorgen wird. Zudem wird für eine Vereinheitlichung von Prozessen gesorgt, die zu mehr Struktur und Sicherheit führen. 

  

  1.   Prüfung administrativer Voraussetzungen

 

Ein Schritt, der erst einmal sehr einfach klingt, der erfahrungsgemäß jedoch vielleicht gerade deshalb oft wenig Beachtung findet, ist die vorausgehende Prüfung der administrativen Voraussetzungen innerhalb der Einrichtung bzw. der Abteilung welche die Drittmittel verwaltet. Dazu zählt primär die Überprüfung, ob die Systeme für die entsprechenden Prozesse kapazitiv ausreichen oder ob sich Investitionen als notwendig herausstellen. Ein Beispiel sind die Abrechnungsfähigkeit von Personalausgaben und dessen Dokumentation: Es sollte unbedingt bereits vor dem Einreichen des Projektantrags geprüft werden, ob und wie Prozesse zum Umgang mit Stundennachweisen vorhanden sind. Sollten hier Mängel auftreten, ist es sinnvoll rechtzeitig eine Optimierung in diesem Bereich vorzunehmen,  

 

  1.   Etablierung von Qualitätsstandards

 

Im Förder- und Drittmittelmanagement existieren keine ISO-Normen oder vergleichbare Qualitätsstandards. Deswegen können und sollten sich Organisationen Gedanken darüber machen, ob sich die Einführung eigener Qualitätsstandards als sinnvoll herausstellt. Die Sicherstellung der dauerhaften Funktionalität der internen Prozesse ist und muss das primäre Ziel sein – dies würde durch etablierte Standards stark unterstützt werden. 

Weiterhin wichtig ist die stetige Ermittlung des Schulungsbedarfs sämtlicher Mitarbeiter. Je nach Interessenlage der Mitarbeiter erweisen sich Schulungen als sehr sinnvoll. Um den Qualitätsstandard aufrecht zu erhalten, können zudem Regelungen etabliert werden, die für eine bestimmte Zusammensetzung von Teams sorgt. Um ein möglichst breites Spektrum von Wissen aufzubauen und zu pflegen, erweist es sich als logisch, Mitarbeiter unterschiedlicher Erfahrungsstufen und aus verschiedenen Schnittstellen zusammenzubringen. Auch an dieser Stelle soll die abteilungsübergreifende Arbeit hervorgehoben werden, um einen maximalen Informationsaustausch zu generieren.

  

  1.   Digitalisierung von Informationen und Prozessen

 

Digitalisierung vereinfacht unser Leben immens – das kann auch auf den Bereich des Förder- und Drittmittelmanagements übertragen werden. Angesprochen  wurde dieses Thema bereits in Punkt 2 „Zentralisierung und Vereinheitlichung von Teilprozessen“. Übertragen auf einen elektronischen Leitfaden, lässt sich mit Hilfe von digitalen Prozessen jedoch weitaus mehr gestalten. Ich kann an dieser Stelle den Aufbau eines elektronischen Drittmittelinformationsportals sehr empfehlen. So lässt sich hier u.a. eine elektronische Drittmittelanzeige integrieren, die mit einer Informations-Verknüpfung zu Fördergebern ein extrem nützliches Tool werden kann. Diese Informationen sollten ebenfalls Teil eines Projektdatenverzeichnisses sein, das durch die Offenlage von relevanten Informationen aus der Vergangenheit zu einer Beschleunigung aktueller und zukünftiger Prozesse führen wird. Ein weiteres nützliches Feature kann ein elektronisches Antragstracking sein, das zu mehr Transparenz innerhalb der (Teil-)Prozesse beitragen kann.

 

  1.   Tätigen von Abweichungsanalysen

 

In Einrichtungen laufen in der Regel diverse Förder- und Drittmittelprozesse parallel zueinander ab, ohne dass diese viele relevante Informationen untereinander austauschen. Im Rahmen einer Abweichungsanalyse kann eine Erfolgsmessung durchgeführt werden, bei der die unterschiedlichen Prozesse miteinander verglichen werden. Welche Anträge hatten Erfolg, welche nicht? Welche Faktoren waren bei der Antragsvergabe offensichtlich erfolgsentscheidend? Der interne Erfahrungsaustausch dieser Informationen führt zu neuen Kenntnissen hinsichtlich der Antragsstellungen seitens der Organisation, die zukunftsorientiert wesentliche Vorteile bringen. An dieser Stelle wird erneut verdeutlicht, wie wichtig und welche Auswirkung der Aufbau eines internen Netzwerkes haben kann. 

  

  1.   Überwachung des Projektfortschritts und der Budgetierung

 

Projektverantwortung und Budgetierung sind zwei wesentliche Bausteine jedes Dritt- und Fördermittelmanagements. Es ist daher ausschlaggebend, dass eine Entscheidung über die Verantwortungen zu Beginn des Projektes gefällt wird. Hier sind unterschiedliche Verantwortungen zwischen wissenschaftlichen und administrativen Bereich denkbar. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, auf die an dieser Stelle nicht vertieft eingegangen werden soll. Stattdessen sei hier die Bedeutung einer konstanten Kontrolle betont. Ein Beispiel: Der Aufbau eines Budget-System, das zu jeder Zeit die getätigten Ausgaben mit den bisherigen Einnahmen seitens der Fördermittelgeber gegenüberstellt, stellt die Basis für das Erkennen von notwendigen Änderungen bzw. Umbudgetierungen auf andere Positionen dar. Die Pflicht nach Änderungsanträgen setzt hier ein frühzeitiges Erkennen und Handeln voraus. 

 

  1.   Transparentes Fristenmanagement

 

Die Verwendungsrichtlinien für Drittmittel schreiben in der Regel  am Ende jedes Projektes die Erstellung eines entsprechenden Projektberichtes vor. Dieser unterliegt wie viele weitere Dokumente, Drittmittelanträge sowie Verwendungsnachweise vorher festgelegten Fristen. Auch hier lässt sich systemseitig in Form eines zentralisierten Fristenverzeichnisses unterstützen. Die Fristen können so problemlos an die projektleitenden Stellen kommuniziert werden, was eine Steigerung der Transparenz für das Projekt zur Folge hat. 

 

  1.   Strukturierte Begleitung von Prüfungen

 

Drittmittelprüfungen sind keine Seltenheit und können bereits während eines laufenden Projektes erfolgen. Eine gute Vorbereitung auf mögliche Prüfungen ist daher von entscheidender Relevanz. Die regelmäßige strukturierte Begleitung einer Prüfung führt zum Aufbau wichtiger Erfahrungen und Kenntnisse, die zur Optimierung der Prozesse führen kann. Entscheidend ist auch hier die interne Informationsbereitstellung, sodass nicht nur einzelne Abteilungen, sondern die gesamte Einrichtung von den offengelegten Verbesserungsmöglichkeiten profitieren kann. Da diese Informationen zumeist nach einem Projektabschluss publik werden, muss eine geeignete Form der Archivierung gefunden werden. Gemäß den zuvor genannten Faktoren empfehle ich auch an dieser Stelle die Anlegung eines digitalen, revisionssicheren Systems, das den Aufbewahrungsfristen von Drittmitteln genügt.

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